在當(dāng)下這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)辦公自動(dòng)化管理已經(jīng)成為眾多企業(yè)的選擇，可以說(shuō)是企業(yè)提高管理效率，建立高質(zhì)量高效率交流溝通渠道的主要手段，在這里我們?yōu)槟扑]濟(jì)南用友U8辦公管理系統(tǒng)。下面就為大家介紹一下他可以為大家解決哪些問(wèn)題。

一、方案概述

用友U8——OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，可把日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在企業(yè)的各分子公司、部門(mén)、群組、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會(huì)議管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。從而達(dá)到管理高效全面的管理效果。
總體目標(biāo)是：以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實(shí)現(xiàn)企事業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個(gè)覆蓋全單位的自動(dòng)化辦公信息平臺(tái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)本單位移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為本單位建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。
U8辦公自動(dòng)化管理方案構(gòu)成：公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)+協(xié)同工作+公共信息發(fā)布+知識(shí)管理+個(gè)人事務(wù)管理
目標(biāo)客戶：1、 注重行政辦公管理的企業(yè)；2、 要求行政辦公與業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的企業(yè)；3、 類似復(fù)雜制造、新聞出版等企業(yè)。

二、企業(yè)關(guān)鍵需求

2.1 制度的規(guī)范與執(zhí)行得不到保障
診斷：審批周期長(zhǎng)，業(yè)務(wù)停滯，特事特辦越來(lái)越多，制度流于形式，其管理難點(diǎn)是：
1. 常常因中間環(huán)節(jié)的延誤，如常常因?yàn)楣芾韺拥某霾?，?dǎo)致工作的停頓；2. 積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務(wù)；3. 打破常規(guī)的特事特辦違章處理情況大大增加
2.2 業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)作不順暢，導(dǎo)致延誤，效率下降
診斷：部門(mén)之間相互推諉扯皮，工作效率下降，組織管理成本上升，其管理難點(diǎn)是：
1． 企業(yè)在涉及到跨部門(mén)協(xié)作的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槟骋粋€(gè)或多個(gè)部門(mén)的原因而導(dǎo)致工作的延誤；2． 追查的過(guò)程中，部門(mén)之間大多數(shù)情況下是相互推諉，推卸責(zé)任
2.3 對(duì)下級(jí)的過(guò)程監(jiān)控不到位，信息多級(jí)傳遞失真
診斷：信息多級(jí)傳遞失真，過(guò)程缺乏跟蹤和監(jiān)督，事情的處理結(jié)果事與愿違：
1． 無(wú)法做到對(duì)下級(jí)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程的全程監(jiān)控；2． 無(wú)法及時(shí)糾正錯(cuò)誤并進(jìn)行催辦和督辦；3． 上級(jí)交辦的任務(wù)沒(méi)有被及時(shí)正確的執(zhí)行
2.4 知識(shí)的收集、整理與共享困難，員工的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)提升緩慢
診斷：重要有價(jià)值資料的丟失，知識(shí)查找困難，不易共享學(xué)習(xí)，降低企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力：
1． 員工的正常流動(dòng)對(duì)公司來(lái)說(shuō)是很正常的事情，但如果沒(méi)有統(tǒng)一的知識(shí)管理平臺(tái)，關(guān)鍵崗位員工的流失會(huì)給企業(yè)造成不可估量的損失；2． 存在這些員工電腦中和個(gè)人文件柜中的大量有價(jià)值的客戶資料和重要信息會(huì)隨著他們的離去而丟失
2.5 時(shí)間和計(jì)劃的管理不到位，員工的執(zhí)行能力降低，協(xié)作信息缺乏透明度
診斷：工作效率下降，重要事情被疏忽，損失難以彌補(bǔ)：
1． 員工執(zhí)行能力欠缺；2． 協(xié)作信息嚴(yán)重缺乏透明度；3． 時(shí)間沖突，全組織的工作效率非常低
2.6 辦公資源管理不妥善，資源利用率低，辦公成本高
診斷：資源閑置浪費(fèi)，資源使用沖突，企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本過(guò)高，這些問(wèn)題是：
1． 不能及時(shí)、準(zhǔn)確提供企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的資源使用狀況；2． 企業(yè)各種資源的調(diào)動(dòng)、使用記錄得不到透明化和嚴(yán)格控制；3． 資源的利用率底下；4． 企業(yè)固定資產(chǎn)和管理費(fèi)用的開(kāi)支很高；5． 辦公成本很高

三、問(wèn)題解決對(duì)策

3.1 診斷問(wèn)題：如何提高市場(chǎng)反應(yīng)速度?
對(duì)策一：郵件轉(zhuǎn)內(nèi)部協(xié)同：把郵件等外部信息轉(zhuǎn)化為內(nèi)部的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息的快速交互。
對(duì)策二：按業(yè)務(wù)設(shè)流程周期：對(duì)于任務(wù)、協(xié)作、審批等流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行周期設(shè)置，保證快速響應(yīng)。
對(duì)策三：定制信息收集模板：把信息搜集和反饋的內(nèi)容，通過(guò)定制表單模板固定化。
3.2 診斷問(wèn)題：如何保證訂單的準(zhǔn)時(shí)交付？
對(duì)策一：公告和新聞：及時(shí)的發(fā)布和查閱公司的各種新聞、規(guī)章制度、通知和活動(dòng)安排等相關(guān)信息。
對(duì)策二：網(wǎng)絡(luò)調(diào)查：通過(guò)發(fā)起調(diào)查，在企業(yè)范圍內(nèi)廣泛進(jìn)行民意搜集，協(xié)助企業(yè)了解企業(yè)、員工真實(shí)情況為高層決策系統(tǒng)提供最真實(shí)的信息。
對(duì)策三：內(nèi)部論壇：通過(guò)開(kāi)設(shè)各種主題論壇，員工可以自由、輕松展開(kāi)互動(dòng)探討，增強(qiáng)組織成員參與的興趣，促進(jìn)內(nèi)部交流溝通，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。
3.3 診斷問(wèn)題：如何在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行即時(shí)交流？
對(duì)策一：企業(yè)的即時(shí)通訊工具—UTU：可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的實(shí)時(shí)溝通、交流，可以支持單人會(huì)話、多人會(huì)話、文件傳輸、群組協(xié)作、截屏插圖等。
對(duì)策二：共享U8AIO的消息及任務(wù)：UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎(chǔ)之上 ，用戶在UTU中可以接收來(lái)自U8、CRM、PLM的系統(tǒng)消息，實(shí)時(shí)共享預(yù)警、業(yè)務(wù)通知、工作流任務(wù)的審批等消息及工作任務(wù)
對(duì)策三：支持多形式的業(yè)務(wù)通知：用戶在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中，可以通過(guò)UTU/門(mén)戶/手機(jī)/郵件四種方式通知到相關(guān)的人員，比如業(yè)務(wù)主管在查看審批后的訂單后，可以即時(shí)給客戶發(fā)郵件并攜帶訂單附件，業(yè)務(wù)主管可以把有問(wèn)題的訂單鎖定后通知給生產(chǎn)人員、業(yè)務(wù)員等等。
對(duì)策四：豐富的業(yè)務(wù)對(duì)接：UTU提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與企業(yè)其他各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，除了能夠獲取與其集成的第三方系統(tǒng)的用戶組織外，還支持用戶自建，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人員與客戶、供應(yīng)商等相關(guān)外部人員的實(shí)時(shí)溝通。
3.4 診斷問(wèn)題：如何實(shí)現(xiàn)OA與ERP的整合？
對(duì)策一：表單直接生成憑證：通過(guò)設(shè)置對(duì)應(yīng)的科目和憑證定義，審批后的表單直接轉(zhuǎn)化成ERP中的記賬憑證
對(duì)策二：消息共享：通過(guò)整合人員組織等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及消息推送機(jī)制，門(mén)戶消息、待辦任務(wù)、預(yù)警信息可以共享，及時(shí)的進(jìn)行業(yè)務(wù)預(yù)警和提醒